Menu Click to open Menus
TRENDING
Home » Upaya Peningkatan Mutu PT melalui Manajemen Berorientasi Mutu

Upaya Peningkatan Mutu PT melalui Manajemen Berorientasi Mutu

(503 Views) October 1, 2016 8:04 am | Published by | No comment

Perguruan tinggi sebagai suatu satuan pendidikan harus memiliki berbagai pedoman penyelenggaraan, antara lain tentang struktur organisasi (Pasal 52 UU No 19 Th 2005).  Untuk menjaga mutu penyelenggaraan dan mutu produk, diaturlah organisasi, tata kerja lembaga, dan tatacara penjaminan mutu pendidikan (KepMendiknas No 087/0/2003). Dengan berbagai aturan  diharapkan  masyarakat dapat mengawal  penyelenggaraan pendidikan yang memenui standard mutu tertentu di mana lulusanya dapat bersaing.  Pendidikan yang melahirkan lulusan berkualitas, harus memadukan   budaya dan keseluruhan aspek kehidupan (Tilaar, 2000, 15).  Organisasi pendidikan dipandang oleh berbagai  pihak sebagai  organisasi bidang bisnis (Ornstein & Levine, 1989, 22; Becker, 1985,18; Schultz, 1981,71; Cohn, 1979,4; Robinson & Vaizey, 1966,27). Organisasi yang bergerak dalam bidang bisnis membutuhkan manusia yang berkualitas (Pfeffer, 1996,19). Semakin tingggi budaya bisnis suatu masyarakat semakin tinggi pula tuntutan dan kompetisi kualitas manusia. Tuntutan kualitas manusia yang semakin tinggi akan sejalan dengan tuntutan organisasi penyelenggaraan pendidikan tinggi yang semakin baik.

img_7301

Perguruan Tinggi memiliki ciri  keunikan dan kekomplekan. Kondisi unik dan kompleks itu terletak pada keanekaragaman sumber-sumber organisasi perguruan tinggi. Jika penyelenggara kegiatan akademik memiliki latar budaya yang beragam maka kemungkinan kampus akan tercerai-berai secara kultural. Oleh karena itu, diperlukan tingkat koordinasi dan adaptabilitas yang tinggi diantara pimpinan perguruan tinggi (Bartky, 1956,12).  Organisasi perguruan tinggi yang baik adalah organisasi perguruan tinggi yang secara kultur terintegrasi.   Kultur perguruan tinggi yang terintegrasi ada pada struktur organisasi perguruan tinggi yang birokratis. Namun, struktur organisasi perguruan tinggi yang bercirikan  birokrasi yang sentralistik perlu dikaji ulang (Bachor & Andriyani, 2005,5). Oleh karena itu, pimpinan perguruan tinggi harus memahami   peranan-peranan  dan hubungan-hubungan antar orang yang ada.

Hubungan antara  pimpinan, dosen, dan karyawan perguruan tinggi swasta biasanya didasarkan atas persamaan kegiatan dan kepentingan. Persamaan dan perbedaan itu akan melahirkan kelompok – kelompok.  Secara alamiah, keberadaan kelompok  atau   “klik”, atau organisasi informal tidak dapat dihindarkan. Kelompok merupakan ikatan yang sangat berpengaruh terhadap keseluruhan lingkungan motivasional individu (Nadler & Lawler, dalam Staw, 1991,47). Pengalaman penelitian pada Fakultas Teknik Universitas Bung Hata Padang menunjukkan bahwa pimpinan perguruan tinggi harus memahami, mengenali, dan memperhatikan peranan-peranan organisasi informal dalam pengambilan keputusan (Satriadi, 2005,84). Demikian pula pengalaman di Universitas Makasar, Fakultas Administrasi Negara, di mana organisasi informal memiliki peran dalam pengambilan keputusan Dekan (Aris Munandar, 1992,10). Sebagai contoh peran anggota   Dosen Fakultas berhubungan dgn tujuan yg kompleks dr lembaganya, Sebagai tugas tambahan dari memberi kuliah, juga diminta pimpinan utk meberi ceramah pd masyarakat, menghadiri konferensi, menulis teknikal paper, menjawab korespondensi, bertemu dgn kelompok mhs dlm pertemuan sore, dsb. Tugas ini bisa    mengahalangi usaha dosen dlm menulis buku atau mengadakan penelitian dsb. Berbeda dgn adm bisnis atau org pemerintahan karyawan dpt menolak tugas yg diluar tgg jawabnya

Dalam kerangka pengembangan perguruan tinggi ke depan, pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang serius pada pembinaan organisasi perguruan tinggi. Pengembangan kelembagaan organisasi perguruan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menjamin lahirnya sarjana yang unggul (HELTS 2003-2010).  Pendidikan diharapkan memiliki sumbangan untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat (Robinson & Vaizey, 1966,27; Becker, 1975,18;  Cohn, 1979,4; Schultz, 1981,71; Pophal, 2002,58; Proenza, 2002/03,44; Sylverter, 2003,5). Manajemen PT yang profesional dan akuntabel merupakan hal yang mendesak untuk dibangun (Tilaar, 2000,33; Uys, 2002,14).

Manajemen PT hendaknya diselenggarakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen yang fleksibel, dinamis serta berorienatsi mutu agar memungkinkan setiap perguruan tinggi untuk tumbuh dan berkembang sesuai potensi yang dimilikinya.

Manajemen atau seringkali disebut pula ‘’pengelolaan’’ merupakan kata yang digunakan sehari-hari, sehingga diandaikan semua orang tahu artinya. Definisi sesungguhnya kata tersebut ternyata banyak sekali, tergantung pada cara pandang, kepercayaan, atau pengertian seseorang.

Pustaka mendefinisikan sebagai ‘’kekuatan yang mengendalikan bisnis, sehingga menentukan berhasil tidaknya binsis’’, ada pula yang menyebutnya ‘’bagaimana mendapatkan sesuatu melalui orang lain’’, ‘’perencanaan dan implementasi’’, dan sebagainya. Ada definisi yang digunakan misalnya yang dirumuskan oleh Terry, sebagai berikut:

‘’Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human beings and other resources’’.

Dalam pengertian definisi ini, ada aktivitas yang jelas berupa proses manajemen. Selanjutnya, aktivitas dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dan dilakukan melalui orang lain dengan bantuan sumber daya lain pula, yang dinamakan orang dan sumber daya lain biasa disebut 5 M, yaitu men, materials, machines, methods, dan money.

Sebagian besar perguruan tinggi adalah organisasi sosial atau nirlaba, sedangkan sebagian kecil lebih cenderung disebut perusahaan komersial sebagaimana perusahaan bisnis yang lain.

Perguruan tinggi merupakan organsasi yang memiliki karakterisitk yang berbeda dengan organisasi lainnya. Perbedaan itu dapat dilihat dari tugas dan tanggung jawab insan perguruan tinggi sebagai berikut:

Rektor:

Tugas dan Wewenang Rektor:

  1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi serta hubungannya dengan lingkungan.
  2. Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi, badan swasta dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul, terutama yang menyangkut bidang tanggung jawabnya.

Dekan:

Tugas Dekan yakni; memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitfan, pengabdian kepada masyarakat, membina tenuga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas dan bertanggung jawab kepada Rektor.

Ketua Jurusan:

Ketua  jurusan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan akademik dan atau profesional dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau kesenian tertentu.

Oleh karena itu, yang dibahas di sini adalah manajemen perguruan tinggi sebagai salah satu bentuk manajemen kegiatan sosial atau nirlaba. Bahasan utama yang akan disajikan adalah proses dan aktivitas manajemen yang perlu dilakukan.

Selanjutnya, beberapa aplikasi fungsi manajamen umum dalam manajemen perguruan tinggi, adalah sebagai berikut:

Perencanaan
Perencanaan program kerja, termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan hal baru bagi perguruan tinggi, baik perencanaan lima tahunan maupun perencanaan tahunan. Namun, perencanaan perlu pula dilakukan untuk perencanaan strategis, yaitu perencanaan yang menentukan hidup mati dan berkembang tidaknya suatu universitas.

Rektor mempunyai peran yang besar dalam penyusunan rencana sebuah perguruan tinggi.

Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan yang bekerja di suatu universitas, yang masing-masing mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri.Ada sekurang-kurangnya empat jenis kelompok karyawan yang mempunyai tugas berbeda,adalah sebagai berikut:

  1. Karyawan Akademik adalah para dosen dan peneliti yang bertugas mengajar dan melakukan penelitian ilmiah.
  2. Karyawan Administrasi adalah karyawan yang bekerja di rektorat, keuangan, pendaftaran, personalia dan sebagainya.
  3. Karyawan Penunjang Akademik adalah mereka yang bekerja sebagai ahli atau karyawan di perpustakaan, laboratorium, bengkel latihan dan sejenisnya.
  4. Karyawan penunjang lain adalah karyawan lain seperti sopir, tukang kebun, petugas kebersihan gedung, petugas pemeliharaan dan sebagainya.

Fungsi tugas pengorganisasian dan staf termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karir, pembuatan rincian tugas (job description) dan kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram, menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span of control), membuat penilaian tugas dan jenjang tugas (job evaluation dan job establishment), merencanakan kaderisasi dan sebagainya.

Penggerakan
Fungsi tugas penggerakan (actuating) adalah tugas menggerakkan seluruh manusia yang bekerja dalam suatu perguruan tinggi agar masing-masing bekerja sesuai yang telah ditugaskan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Ini merupakan tantangan yang sangat besar bagi fungsi manajemen karena menyangkut manusia, yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat, tingkat laku, emosi, kepuasan, pengembangan, dan akal budi serta menyangkut hubungan antar pribadi. Oleh karena itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi penggerakan adalah fungsi yang paling penting serta paling sulit dalam keseluruhan fungsi manajemen.

Fungsi penggerakan berada pada semua tingkat, lokasi, dan bagian perguruan tinggi. Kemudian, fungsi penggerakan meliputi memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja individu, memberikan imbal jasa, mengembangkan para manajer dan sebagainya. Fungsi penggerakan kadang-kadang diganti dengan istilah lain, misalnya fungsi kepemimpinan (leading).

Parameter pengukuran atau suatu alat yang seringkali digunakan untuk membantu memahami kebutuhan manusia adalah hierarki kebutuhan yang dikembangkan oleh AH Maslow. Hierarki mengenai lima tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) yakni kebutuhan dasar manusia, dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut:

  1. Kebutuhan fisiologis (physiological need)

Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling dasar bagi manusia dan harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan lainnya dipenuhi.

  1. Kebutuhan keamanan (safety need)

Keamanan adalah tingkat kebutuhan kedua, yaitu berupa pakaian, tempat perlindungan atau rumah tempat tinggal, dan lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan tetap, pensiun dan asuransi.

  1. Kebutuhan afeksi (affection need)

Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga adalah pengakuan termasuk dalam lingkungan tertentu, bukan hanya lingkungan keluarga, tetapi juga lingkungan sosial lainnya, seperti tempat kerja.

  1. Kebutuhan penghargaan (esteem need)

Kebutuhan penghargaan berbentuk kebutuhan penghargaan diri, rasa keberhasilan, dan pengakuan dari orang lain. Kebutuhan akan status merupakan dorongan utama untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut.

  1. Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization need)

Tingkat tertinggi kebutuhan manusia adalah rasa pemenuhan diri, yaitu sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu realisasi penuh atas potensi diri manusia.

Pengawasan
Pengawasan adalah fungsi terakhir manajemen, namun bukan berarti yang paling kurang penting. Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran, apakah pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Kalau tidak, apa kendalanya dan bagaimana menghilangkan kendala agar hasil kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan. Fungsi pengawasan tidak harus dilakukan hanya setiap akhir tahun anggaran, tetapi justru harus secara berkala dalam waktu yang lebih pendek, misalnya setiap bulan, sehingga perbaikan yang perlu dilakukan tidak terlambat dilaksanakan.

Penerapan Total Quality Management

Sesuai program pengembangan sumber daya manusia di suatu universitas, fakultas, lebih khusus di suatu program studi, telah memprogramkan kegiatan-kegiatan pengembangan sumber daya manusia dalam menunjang proses belajar mengajar, seperti antara lain: kegiatan-kegiatan magang, pelatihan-pelatihan, seminar, lokakarya, workshop, serta meningkatkan kualitas manajemen fakultas/program studi bagi pimpinan fakultas/program studi. Dalam maksud tersebut, pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dalam rangka menerapkan manajemen perguruan tinggi modern, perlu mengikutsertakan para pimpinan program studinya dalam kegiatan-kegiatan pengembangan sumber daya manusia, untuk mengikuti kegiatan magang seperti kegiatan Total Quality Management di suatu universitas/fakultas dan program studi lain di luar perguruan tingginya.
Tujuan pelaksanaan magang Total Quality Management perguruan tinggi adalah (1) memahami berbagai model sistem manajemen mutu dalam bidang pendidikan tinggi, dan (2) dapat membangun serta menerapkan sistem manajemen mutu pendidikan di perguruan tingginya/fakultas dan program studinya.

Manfaat dari kegiatan magang Total Quality Management (TQM) ini adalah: agar universitas/fakultas/program studi, secara berkelanjutan mampu menggunakan dan menerapkan sistem manajemen mutu perguruan tinggi, guna melaksanakan proses belajar mengajar secara berkualitas, serta mampu menghasilkan sarjana yang mempunyai kompetensi profesional, kepedulian terhadap lingkungan, kepekaan sosial dan mempunyai jiwa kewirausahaan, mempunyai budi pekerti yang luhur yang berlandaskan pada motto perguruan tingginya.

Di antara banyak definisi tentang mutu, untuk keperluan pengembangan sistem jaminan mutu dipakai pengertian menurut kriteria  dari Crosby (1979) dan Salis (1993), bahwa mutu pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan oleh institusi pendidikan tinggi di dalam rencana strategisnya, atau kesesuaian dengan standar yang telah ditentukan. Jaminan mutu adalah keseluruhan aktivitas dalam berbagai bagian dari sistem untuk memastikan bahwa mutu produk atau layanan yang dihasilkan selalu konsisten sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan. Dalam jaminan mutu terkandung proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga seluruh stakeholders memperoleh kepuasan.

Dalam mendefinisikan kualitas,ada lima pakar utama dalam TQM (total quality management) yang saling berbeda pendapat, tetapi maksudnya sama. Menurut Juran (V. Daniel Hunt, 1993:32 dalam Nasution, 2001:15) menyatakan bahwa kualitas adalah kecocokan penggunaan produk (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan atau kualitas sebagai kesesuaian terhadap spesifikasi (Yamit, 2004:7). Deming (1982 :176, dalam Nasution, 2001 :16) menyatakan bahwa kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau kualitas adalah apapun yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsumen (Yamit, 2004 :7). Menurut Crosby (1979 : 58, dalam Nasution, 2001 : 16) menyatakan bahwa kualitas adalah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan yang disyaratkan atau distandarkan atau kualitas sebagai nihil cacat, kesempurnaan dan kesesuaian terhadap persyaratan (Yamit, 2004 : 7).

Garvin (1988, dalam Nasution, 2001 : 16), kualitas adalah suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen.

Meskipun tidak ada definisi mengenai kualitas yang diterima secara universal, dari definisi-definisi yang ada terdapat beberapa persamaan, yaitu dalam elemen-elemen adalah : [1] Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. [2] Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan. [3] Kualitas merupakan kondisi yang berubah (misalnya apa yang dianggap merupakan kualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada masa mendatang) (Tjiptono, 2003 : 3; Nasution,2001 : 16).

Dalam rangka melaksanakan perbaikan mutu di perguruan tinggi/universitas/fakultas dan program studi, secara kontinyu (berkelanjutan), TQM merupakan pendekatan yang tepat. TQM merupakan kegiatan pikiran (sikap, gagasan) dan kegiatan praktis (metoda, prosedur, teknik) yang mendorong perbaikan secara kontinyu. Sebagai suatu pendekatan, TQM mengupayakan agar penekanan institusi bergeser secara permanen dan ‘’shorter expediency’’ keperbaikan mutu jangka panjang, inovasi, perbaikan dan perubahan yang terus menerus, perlu ditekankan. Di samping itu, unit-unit kerja yang melaksanakan dilibatkan dalam siklus perbaikan mutu yang kontinyu.

Gerakan perbaikan mutu dalam bidang pendidikan di dunia, sebenarnya belum terlalu lama. Perintisan Total Quality Management (TQM) dalam bidang pendidikan diawali di Amerika Serikat pada akhir tahun 1980-an, diikuti oleh Inggris. Peningkatan perhatian baru dimulai pada tahun 1990. Demikian pula TQM sebagai mata kuliah akademik, masih sangat sedikit diterapkan. Dari hasil survei yang dilakukan Vaplan (1992) di 10 universitas terkemuka di Amerika Serikat, dari Harvard Business School, ternyata hanya sedikit input tentang TQM diberikan oleh kebanyakan program studi bisnis dan MBA, serta jarang diteliti. Dapat disimpulkan bahwa baru sedikit pemahaman pentingnya mutu terpadu bagi suatu sistem ekonomi yang sehat. Banyak ahli pendidikan tidak suka membuat analogi antara ‘’proses pendidikan’’ dengan ‘’proses manufaktur’’ pada industri.

Di Inggris, sejak berlakunya ‘’Education Reform Act’’ pada tahun 1988, perhatian terhadap mutu pendidikan mulai meningkat. Undang-undang ini banyak menitikberatkan pada monitoring ‘’performance indicators’’ (indikator kinerja) dari proses pendidikan. Akan tetapi indikator-indikator ini, terutama hanya merupakan pedoman untuk mengukur efisiensi mutu pembelajaran atau efektivitas institusi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika ingin memperoleh lebih banyak apa yang ada di balik indikator kinerja tersebut, suatu institusi harus mulai lebih serius pada TQM dengan artian perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) terhadap standar pelanggannya seiring meningkatnya persyaratan mutu pelanggan.

Perbaikan mutu menjadi semakin penting dengan meningkatnya persaingan dalam era liberalisasi ini. Otonomi yang semakin besar, harus diimbangi oleh peningkatan tanggung jawab. Lembaga pendidikan tinggi harus bisa mendemonstrasikan bahwa lembaga tersebut mampu menyelenggarakan pendidikan yang bermutu kepada para mahasiswanya. Hal ini sejalan dengan paradigma baru penataan sistem pendidikan tinggi, yang mulai diterapkan pada Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Pengajaran (SP4) sejak 1997. Perguruan tinggi harus menyelenggarakan pendidikan yang mengacu kepada mutu yang berkelanjutan. Untuk itu diperlukan pola manajemen yang berazazkan otonomi, namun diiringi akuntabilitas yang memadai.

Hal ini hanya akan bisa dicapai bila suatu perguruan tinggi melakukan evaluasi diri secara teratur sebelum dievaluasi oleh pihak ketiga secara eksternal yakni akreditasi. Evaluasi secara teratur dalam bentuk ‘’audit internal’ yang dilanjutkan dengan ‘’review sistem manajemen’’ akan menjamin suatu perguruan tinggi dapat secara kontinyu melakukan perbaikan mutu, dalam mengantisipasi persaingan yang semakin ketat bagi lulusannya dalam meniti karir di dunia kerja.

Dalam rangka melaksanakan perbaikan mutu yang kontinyu (berkelanjutan), TQM merupakan pendekatan yang tepat. TQM merupakan kegiatan pikiran (sikap, gagasan) dan kegiatan praktis (metoda, prosedur, teknik) yang mendorong perbaikan kontinyu. Sebagai suatu pendekatan, TQM mengupayakan agar penekanan institusi bergeser secara permanent dan ‘’shorter expediency’’ ke perbaikan mutu jangka panjang. Inovasi, perbaikan dan perubahan yang terus menerus perlu ditekankan. Di samping itu unit-unit kerja yang melaksanakannya dilibatkan dalam siklus perbaikan mutu yang kontinyu.

Penerapan TQM dalam suatu lembaga pendidikan tinggi memerlukan ‘’perubahan budaya’’. Perubahan budaya ini merupakan salah satu faktor penghambat yang cukup sulit dan cukup memakan waktu. Budaya mutu mencakup sikap dan metoda kerja staf di samping sistem manajemen dan kepemimpinan. Perencanaan strategis merupakan suatu wahana yang cukup baik dalam menanggulangi hambatan budaya tersebut.

Proses perencanaan strategis banyak membantu staf dalam memahami misi perguruan tingginya dan menjembatani komunikasi yang terputus. Staf jadi tahu mau kemana perguruan tingginya menuju dan akan menjadi bagaimana di masa depan.

 

Tags:
Categorised in:

No comment for Upaya Peningkatan Mutu PT melalui Manajemen Berorientasi Mutu

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *